چگونه به مدیر و همکاران خود بازخورد سازنده بدهیم؟

1398/09/28 12:59 PM - 11 ماه قبل


آیا تا به حال در موقعیتی قرار گرفته اید که از کار همکار، مدیر و یا کارمندتان اذیت شده اید، اما ندانید که چطور به او بازخورد بدهید؟ تقریباً همه در این شرایط قرار داشته اند، اما تقریباً هیچ کس پاسخی ندارد. ما در این مقاله می خواهیم به روش های درست بازخورد دادن (فیدبک) اشاره کنیم. 

برخی از شما ممکن است در فکر دادن بازخورد سازنده به همکاران خود باشید. تعریف از افراد همیشه راحت است اما وقتی پای بازگو کردن مشکلات کاری و رفتاری افراد پیش می آید و ما در مقامی قرار میگیریم که باید به فرد تذکر دهیم، این کار بسیار سخت می شود.

به جای اینکه احتیاط کنید و یا از بازگو کردن موضوع اجتناب کنید، باید یاد بگیرید که با دادن بازخورد منطقی به نفع خود استفاده کنید. با استفاده از روش صحیح، بازخورد سازنده می تواند تنش ها را در کار کم کند و به همکار خود کمک کنید تا رفتار خود را اصلاح کند.
در این پست، ما سه موقعیت مختلف را بیان خواهیم کرد که در آن شما ممکن است در آن موقعیت ها قرار بگیرید و نیاز به بازخورد سازنده وجود داشته باشد. در هر موقعیت چهار مرحله باید داشته باشید که بازخورد سازنده شکل بگیرد. 

لینک تست سبک مذاکره

سه نوع موقعیت بازخورد که شما باید یاد بگیرید:

1. هنگامی که کسی از شما بازخورد می خواهد:

راحت ترین موقعیت فیدبک یا بازخورد این است که یک همکار از شما بازخورد بخواهد. این موقعیت ممکن است در شرایطی باشد که یک کارمند جوان می خواهد از تجربه شما یا یک عضو تیم یاد بگیرد. اگر آنها به سراغ شما می آیند، نشان می دهد که آنها در حال حاضر برای دریافت بازخورد آماده هستند و به طور جدی می خواهند مهارت های حرفه ای خود را توسعه دهند. با این وجود، حتی در این شرایط، ممکن است شما با فرد نتوانید صادق باشید و رو راست به او بازخورد دهید.

داشتن یک نگرش مثبت به تغییر در قبال دریافت بازخورد کمک می کند. شما به عنوان یک فرد می توانید بینش های ارزشمندی در مورد عملکرد به همکاران خود ارائه دهید و برای تقویت مهارت های آنها به رفتارهای خاصی که باید بهبود ببخشند اشاره کنید. اگر همکارانتان احساس کنند می توانند به شما اعتماد کنند تا مشاوره صادقانه ای را ارائه دهید، در صورت بروز مشکل، احتمالاً توصیه های شما را دنبال می کنند. این می تواند منجر به انسجام بیشتر در تیم شود و به شما در ایجاد روابط نزدیک تر با همکاران کمک کند.

اگر مطمئن نیستید از کجا شروع کنید، سعی کنید بفهمید که آیا آنها می خواهند بازخوردی از یک مساله خاص داشته باشند، یا به صورت کلی باید به آن ها فیدبک دهید. همکار شما ممکن است مهارت خاصی را در ذهن داشته باشد که سعی در توسعه دارد، مثلاً بهبود مهارت های فروش یا مهارتهای دیگر. گفتگوی خود را با پرسیدن اینکه چه کاری انجام می دهند و یا نظرشان در مورد پروژه قبلی که انجام داده اند شروع کنید تا دقیقاً بدانید آن ها به دنبال چه چیزی هستند و شما دقیقاً در کدام موارد می خواهید به آن ها کمک کنید.


2. هنگامی که کسی به دنبال بازخورد گرفتن از شما نیست.

بعضی اوقات ممکن است دادن بازخورد به همکاران اجباری باشد مثلاً مواردی که ارزیابی 360 درجه وجود دارد این مورد باید حتماً انجام شود. اگر شما به کسی که بگویید "کار خوبی" انجام داده یا "کار عالی" انجام داده است، اطلاعاتی که ان ها بتوانند در مورد بهبود عملکردشان استفاده کنند به آنها نمی دهد. اگرچه ممکن است اعتقاد داشته باشید که با این راه به آن ها کمتر استرس وارد میکند ولی چون شما او را از بازخورد سازنده محروم کرده اید ممکن است شما سهواً مانع پیشرفت آنها شوید. شاید وقتی همکارتان به طور رسمی از شما بازخورد نخواسته باشد صحبت کردن دشوارتر باشد، اما اگر به طور موثری بازخورد سازنده دهید راهی عالی برای حل مناقشات و پیگیری پروژه های تیم دارید.

این یک واقعیت است که هر کس روش های متفاوتی برای مقابله با ددلاین ها ، سازماندهی ها و استرس ها خواهد داشت. هنگام کار با دیگران، این سبک های مختلف کاری ممکن است در تقابل با هم قرار بگیرند. به عنوان مثال، هنگامی که در یک پروژه تیمی کار می کنید، اگر یکی از همکاران شما به طور مداوم ددلاین هایی را از دست داده باشد، باید تأثیر آن را روی بقیه تیم بفهمد. شما ممکن است تصمیم بگیرید که از رویارویی خودداری کنید، به امید اینکه آنها این رفتار را به تنهایی اصلاح کند. عدم رسیدگی به اوضاع می تواند به همکار شما این فکر را متواتر کند که اگر چند ساعت یا حتی چند روز مهلت خود را از دست دهد، هیچ کس بیش از حد نگران نخواهد بود و به طور بالقوه یک عادت کار مخرب را تشویق می شود.

تصور غلط رایج این است که بازخورد دادن به همکاران برخلاف روحیه حمایت در سازمان است. اگر فکر می کنید مدیر شما باید تنها کسی باشد که بازخورد سازنده می دهد، به خاطر داشته باشید که ممکن است همیشه در آنجا نباشد که متوجه برخی رفتارها شود. اگر آنها فقط به بررسی محصول نهایی بپردازند، به پایان رساندن یک پروژه تیمی دیر به نوبه خود بد بودن همه را نشان می دهد. همانطور که شما کسی هستید که بیشتر در کنار آنها کار می کند، بیشترین بینش را در مورد عملکرد همکار خود خواهید داشت.


3. وقتی میخواهید بازخورد به رئیس و مدیرتان بدهید.

کارکنان اغلب برای دادن بازخورد سازنده به رئیس خود بسیار مرعوب می شوند. در عوض، شما باید آن را به عنوان فرصتی برای بهبود مدیریت کار تلقی کنید و به نگرانی هایی که ممکن است رئیس شما متوجه آن نباشد اشاره کنید. تصور کنید که در جلسات رئیس شما عادت دارد که بلافاصله پیشنهادات کارمندان را هنگامی که با آنها موافق نیستید از بین ببرد. ممکن است هر کس در اتاق از صحبت کردن احساس ترس کند، اما هیچ کس نمی خواهد این موضوع را به رئیس شما گوشزد کند. در جلسات بعدی ، رئیس شما از آنچه آنها عدم مشارکت می دانند عصبانی می شود.

برای غلبه بر این ترس مشترک، بسیار مهم است که بدانید رئیس شما کارمند هم است و به همین ترتیب، آنها هم می خواهند عملکرد خود را بهبود بخشند. یکی از مهمترین بخش های شغل آنها ، حفظ نرخ نگهداری کارمندان است. دریافت بازخورد به مدیر شما اجازه می دهد تا بررسی کند و در ایجاد یک فضای مثبت در محیط کار کار کند. اگرچه ممکن است شما وسوسه شوید تا سطل ستاره های طلایی را به دست آورید ، اما بازخورد دادن تنها بازخورد مثبت به رشد آنها به عنوان یک رهبر کمک نمی کند.


چگونه می توانم بازخورد سازنده را به طور موثری ارائه دهم؟

لینک تست سبک مذاکره

1. سعی کنید تمامی موضوعاتی که میخواهید مطرح کنید را جمع بندی کرده اید:

برخی از افراد با بازخورد مثبت شروع می کنند. شناخت نقاط قوت همکار شما به تعادل بازخورد سازنده آینده و تقویت اعتماد به نفس آنها کمک می کند. با این حال ، توجه به این نکته مهم است که این استراتژی به سبک بازخورد شما بستگی دارد.

هر کدام از تاکتیک هایی که انتخاب می کنید، از پیوند دادن بازخورد مثبت و سازنده خود با "اما" ، "گرچه" یا "با این حال" خودداری کنید، زیرا این می تواند تعارف شما را ناعادلانه جلوه دهد.

برای اطمینان از اینکه بازخورد شما به عنوان یک حمله شخصی تلقی نمی شود، بازخورد خود را بر اساس مشاهدات و حقایق پایه گذاری کنید تا قضاوت کنید. همچنین، نمونه های خاصی را نیز در آن وارد کنید. به عنوان مثال ، به جای اینکه به آنها بگویید که هرگز به دیگران گوش نمی دهند، می توانید بگویید ، "من متوجه شدم که وقتی فردی در جلسه هفته گذشته پیشنهادی را مطرح کرد، قبل از اینکه ایده خود را توضیح دهد با او مخالفت کردید."

یک روش خوب برای اطمینان از عدم شخصی سازی آن، استفاده از افعال به جای فاعل است.  مثلا به جمله زیر دقت کنید: "گاهی اوقات دیگران را قطع می کنید و فراموش می کنید که جای خود را برای عقاید مختلف بگذارید" به جای "شما گاهی اوقات رئیس و کنترل کننده در جلسات تیم هستید."


2. آنها را وارد بحث کنید.

همیشه دو طرف یک داستان وجود دارد. پس از ارائه بازخورد، به گیرنده فرصتی بدهید که پاسخ دهد. شاید وقتی جلسات اضافه کار را ناراحت می کنند اذیت می شوند و کار سختی دارند که ایده ها را بطور دیپلماتیک رد کنند. این بحث بحث شما را به جای یک بررسی یک طرفه به گفتگو تبدیل می کند و به شما امکان می دهد تا تأیید کنید که بازخورد شما را درک کرده اند. فقط در این مرحله است که شما هر دو طرف وضعیت را می فهمید که می توانید با هم یک راه حل مؤثر ارائه دهید.


3. در عوض بازخورد بخواهید

پس از بازخورد به شما، در عوض بازخورد بخواهید. با این مرحله می توانید نشان دهید که شما به توصیه های سازنده گشوده اید و برای عقیده آنها ارزش قائل هستید ، و شما را در مسیری برابر قرار می دهند. سؤالات خاصی راجع به عملکرد خود بپرسید تا نشان دهید که می خواهید از آنها بشنوید و فقط به عنوان یک تشریفات سؤال نمی کنند. برای مشاوره بیشتر به راهنمای ما در مورد دریافت بازخورد مثبت و سازنده مراجعه کنید.


4- خود را در جای آن ها قرار دهید

اگر هنوز مطمئن نیستید که چگونه بازخورد شما را می گیرند، خودتان را در جای آنها قرار دهید. تصور کنید که وضعیت معکوس شده است. اگر همکارتان همان بازخورد را به شما بدهد، چگونه واکنش نشان می دهید؟ آیا شما عصبانی یا سپاسگزار هستید که کسی به این موضوع اشاره کرده است؟ تفاوتهای شخصیتی را در نظر داشته باشید. ممکن است غلبه بر یک طرز فکر ثابت نسبت به سایرین برای برخی از افراد دشوارتر باشد ، اما اگر صادقانه بگویید از دریافت بازخورد خود عصبانی نمی شوید، این نشانه خوبی است که شما تحویل خود را به خوبی برنامه ریزی کرده اید.


نتیجه و جمع بندی چگونگی دادن بازخورد و یا فیدبک

دادن بازخورد توسط همکاران، مدیران و شرکتها به یک امر اجتناب ناپذیر تبدیل شده است. ترس از توهین به شخصی ممکن است شما را نسبت به دادن بازخورد سازنده دچار تردید کند. اگر یاد بگیرید که چگونه بازخورد خود را به طور مؤثر بدهید، می توانید به همکارانتان کمک کنید تا حرفه ای رشد کنند، درگیری های اداری را کم کنند و بهره وری تیم خود را بهبود ببخشند.


با بازخورد مثبت شروع کنید

1. بازخورد را در مورد مشاهدات، حقایق و مثالها پی ریزی کنید

2. به جای فاعل از افعال استفاده کنید

3. به آنها گوش کنید

4. از آنها بخواهید که بازخورد بدهند

5. خودتان را جای آنها بگذارید

لینک تست سبک مذاکره

منبع: mpraise



شخصیت شناسی توسعه فردی منابع انسانی مدیریت مسیر شغلی خودشناسی


برای ثبت نظر بایستی ابتدا وارد شوید.